據(jù)有關報道，在上海等沿海發(fā)達城市，大部分中小企業(yè)人均每年使用辦公文化用品都在100元以上，辦公用品如同日常生活中的柴米油鹽，往往是必需但又容易被人忽視，使得企業(yè)在辦公用品方面形成了一個成本黑洞。

　　在日常工作中，有必要考慮清楚，計算器、訂書機、涂改液、便利貼、名片盒到底是不是公司所有員工的必需品，他們用的都是什么品牌的？在哪里買到的？是怎樣統(tǒng)一采購嗎？

　　其實辦公文化用品完全沒有必要購買諸如派克等“奢華” 的品牌，而且如果統(tǒng)一采購和管理將為公司減少一大批費用。

　　1.辦公用品購置

　�。�1）辦公用品由行政事務部統(tǒng)一添購，各部門可提出需購買辦公用品的品牌、型號等建議，并對使用情況進行反饋，由行政事務部、財務部共同審核決定購買各指定產(chǎn)品。

　�。�2）如需購置特殊辦公用品，或者大量領用信封、包裝袋、光盤等辦公用品，提前1－2天通知相關部門。

　�。�3）網(wǎng)上批量采購，這種方式可以大量節(jié)約成本，在國外已被廣為接受。據(jù)悉，進入中國的全球500強的企業(yè)有93%以上的企業(yè)已認可這種方式。

　　（4）與其他企業(yè)聯(lián)合采購。對于很多辦公用品供應商來說，公司采購的數(shù)量越多其索要的價格會越低，所以與其他業(yè)務上的合作伙伴一起采購可以降低采購成本。

　　2.辦公用品的領用

　�。�1）各部門可隨時領用部門所需的辦公用品，但每個部門都應有自己的辦公用品清單。

　�。�2）領用人需在本部門的辦公用品領用單上填寫領用日期、產(chǎn)品、數(shù)量，并簽字確認。

　　3. 超預算預警措施

　�。�1）每月底由相關部門出具辦公用品結算清單，各部門負責人核對無誤后，應簽字確認。

　�。�2） 對于連續(xù)2月超過預算成本的部門，應由相關人員通知該部門負責人，并向其說明主要超預算的領用物品。

　�。�3）對于季度考核仍超預算的部門，相關部門應給出書面通知，并向總經(jīng)理匯報該情況。