通過調查與比較，我們得知金蝶財務軟件在中小型企業(yè)中應用廣泛，深受財務人士的歡迎，所以下面以金蝶財務軟件為例，針對出納工作中所面臨的諸多問題，給大家做詳細的介紹。

　　出納工作是重要的會計工作，負責核算與管理企事業(yè)單位最活躍的資金。有些企業(yè)中設置出納崗位，除了進行資金的收付業(yè)務、記錄流水日記賬外，還需要制作資金收付業(yè)務的憑證。為了更加符合企業(yè)出納核算的需要，在金蝶KIS專業(yè)版10.0出納管理系統(tǒng)中新增了現(xiàn)金和銀行存款日記賬直接生成憑證傳遞到總賬的功能，本節(jié)將以現(xiàn)金日記賬生成憑證為例對此進行詳細闡述。

　　金蝶KIS專業(yè)版10.0出納系統(tǒng)生成憑證的實現(xiàn)方式是可以同時選擇一條或多條日記賬記錄，選擇按單生成或匯總生成憑證。

　　1.按單生成憑證

　　如果選擇【按單生成憑證】，則對于選擇的日記賬記錄以一對一方式生成憑證，即一條日記賬記錄就生成一張憑證。

　　2.匯總生成憑證

　　如果選擇【匯總生成憑證】，則所有選擇符合條件的日記賬記錄將生成一張憑證。選擇的日記賬記錄如果存在跨期，則生成憑證時分別按出納系統(tǒng)期間匯總生成多張憑證(一個期間一張)。

　　【例1】金華電子公司使用金蝶KIS專業(yè)版10.0軟件版本進行出納核算，賬套啟用期間為2011年4月，當前會計期間為2011年5月，出納系統(tǒng)啟用期間和當前期間與財務系統(tǒng)保持一致。本月發(fā)生的現(xiàn)金收支業(yè)務如下：

　　(1) 2011年5月5日支付員工5月份福利費共計1 800元，記“應付職工薪酬”科目。

　　(2) 2011年5月15日以現(xiàn)金支付辦公用品采購費1 000元，記“管理費用”科目。

　　(3) 2011年5月25日支付本月在職員工工資15 000元，記“應付職工薪酬”科目。

　　(4) 2011年6月1日支付辦公室電費800元，記“管理費用”科目。

　　以上經濟業(yè)務均以在出納系統(tǒng)中新增日記賬記錄井生成憑證的方式處理。

　　分析：首先，將以上四筆經濟業(yè)務錄入到出納管理現(xiàn)金日記賬中，具體操作步驟如下：

　　第1步，打開【金蝶KIS專業(yè)版一[主界面]】，單擊【出納管理】→【現(xiàn)金日記賬】，設置過濾條件后單擊【確定】按鈕，進入【現(xiàn)金日記賬】界面，如圖13 -1所示。

　　圖13 -1現(xiàn)金日記賬界面

　　第2步，單擊菜單【操作】→【新增】或者單擊工具欄上的【新增】按鈕，彈出【現(xiàn)金日記賬一新增】窗口，鍵入日記賬日期、摘要、經手人、貸方金額等信息，將業(yè)務(1)錄入【現(xiàn)盤日記賬一新增】界面，如圖13 -2所示。

　　圖13 -2 【現(xiàn)金日記賬一新增】界面

　　注意：

　　手工錄入現(xiàn)金日記賬的必錄項有日期、當日序號、摘要、借貸方金額。

　　依次錄入剩余的其他三筆經濟業(yè)務日記賬，然后單擊【保存】→【關閉】按鈕，隨后可通過【現(xiàn)金日記賬】界面查閱剛才新增的現(xiàn)金日記賬記錄，如圖13 -3所示。

　　圖13 -3 現(xiàn)金日記賬記錄

　　其次，將現(xiàn)金日記賬記錄生成憑證。下面按兩種生成方式分別進行說明：

　　方式一：按單生成憑證

　　第1步，單擊選中【日期】為2011 - 05 - 05的現(xiàn)金日記賬記錄，如圖13 -4所示。

　　圖13 -4 選擇現(xiàn)金日記賬記錄

　　注意：

　　也可以用Shift或Ctrl鍵選擇多條日記賬記錄，系統(tǒng)對于選擇的日記張記錄以一條日記賬對應生成一張憑證的方式進行處理。

　　第2步，單擊菜單【操作】→【生成憑證選項】或者單擊工具欄上的【選項】按鈕，調出【生成憑證選項】窗口，設置【按單異常處理】選項，系統(tǒng)提供編輯、跳過、停止三種選擇，本案例選擇編輯該憑證的處理方式，即當系統(tǒng)在生成憑證過程中遇到錯誤時，直接將憑證調出，手工進行修改后再繼續(xù)執(zhí)行生成憑證操作，選項設置如圖13 -5所示。

　　圖13 -5 按單生成憑證異常處理選項設置

　　(l)“編輯該憑證”選項是指如果勾選，則在生成憑證失敗時，彈出憑證錄入界面，用戶可以對憑證進行修改。

　　(2)“跳過該憑證”選項是指如果勾選，則在生成憑證失敗時，系統(tǒng)不做任何提示，繼續(xù)往下生成，直到所有日記賬記錄完成生成憑證過程，再由生成憑證報告提示。

　　(3)停止生成憑證連項是指如果勾選，則生成憑證失敗時，系統(tǒng)停止繼續(xù)生成憑證。

　　第3步，單擊選中日記賬記錄，然后單擊菜單【操作】→【按單生成憑證】或者單擊工具欄上的【按單】按鈕，開始執(zhí)行生成憑證時，系統(tǒng)調出【記賬憑證】界面，如圖13 -6所示。

　　圖 13-6記賬憑征界面

　　憑證界面借方缺少會計科目，原因是在新增日記賬記錄時未錄入對方科目，導致系統(tǒng)在生成憑證過程中遇到異常錯誤即取不到憑證上必要信息會計科目，【按單異常處理】選項設置為【編輯該憑證】，則系統(tǒng)調出憑證界面，供用戶手工編輯正確后再單擊【保存】→【關閉】按鈕。生成操作完成后系統(tǒng)給出金蝶提示，如圖13 -7所示。

　　同時單擊選擇已生成憑證的現(xiàn)金日記賬記錄，系統(tǒng)自動回填憑證字號、憑證期間、制單人等，如圖13 -8所示。

　　方式二：匯總生成憑證

　　第1步，按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，再用鼠標單擊選中需要匯總生成憑證的日記賬記錄，則同時選擇了多條日記賬記錄，而被選中的日記賬記錄背景以藍色顯示，如圖13 -9所示。

　　圖13 -7 憑證生成成功

　　圖13 -8 已生成憑證的現(xiàn)金日記賬記錄

　　圖13 -9 選擇多條現(xiàn)金日記賬記錄

　　第2步，單擊菜單【操作】→【生成憑證選項】或者單擊工具欄上的【選項】按鈕，調出【生成憑證選項】窗口，單擊選中【日記賬中“科目”相同合并】、【日記賬中“對方科目”相同合并】選項，再單擊【確定】按鈕，生成憑證選項設置，如圖13 -10所示。

　　圖13 -10 匯總生成憑證選項設置

　　注意：

　　(1)“日記賬中‘科目’相同合并”選項，勾選時合并日記賬記錄中“科目”內容，如果選中的日記賬記錄中“科目”既有借方也有貸方，則匯總生成憑證支持按借方和貸方合并(兩者金額不相抵)。日記賬記錄“對方科目”即使相同也不合并。

　　(2)“日記賬中‘對方科目’相同合并”選項，勾選時日記賬記錄“對方科目”相同合并。

　　第3步，單擊選中日記賬記錄，然后單擊菜單【操作】→【匯總生成憑證】或者單擊工具欄上的【匯總】按鈕，執(zhí)行生成憑證過程，其中第(1)一(3)筆業(yè)務發(fā)生會計期間是第5期，而第(4)筆業(yè)務發(fā)生的會計期間是第6期，由于選擇的日記賬記錄存在跨期，則生成憑證時分別按出納系統(tǒng)期間匯總生成兩張憑證，如圖13 – 1、13-12所示。

　　圖13-11 第5期憑證

　　圖13-12 第6期憑證

　　生成操作完成后系統(tǒng)給出金蝶提示，如圖13-13所示。

　　圖13-13 憑證生成成功提示

　　同時查看已生成憑證的現(xiàn)金日記賬記錄，系統(tǒng)自動填寫上憑證字號、憑證期間、制單人等，如圖13 -14所示。

　　圖13 - 14已生成憑證現(xiàn)金日記賬記錄顯示

　　最后，查看、刪除憑證。日記賬生成憑證后，單擊工具欄中的【憑證】按鈕可查看憑證信息，單擊工具欄上的【刪除憑證】按鈕，可以將已生成的憑證刪除。刪除憑證后，在日記賬中憑證字號的信息將顯示為空。用戶可以修改日記賬記錄，并再次生成憑證。

　　本節(jié)主要針對金蝶KIS專業(yè)版10.0新增功能出納系統(tǒng)按單或匯總生成憑證進行說明，同時使用此功能還應注意以下幾點：

　　(1)日記賬記錄未生成憑證前，可任意進行修改;對于已生成憑證的日記賬記錄，系統(tǒng)將予以控制，如要修改必須先刪除憑證。

　　(2)出納系統(tǒng)中已經為結賬期間的日記賬不能生成憑證。

　　(3)日記賬生成的憑證日期不能是總賬已結賬的期間，必須是未結賬的期間。

　　(4)生成憑證受憑證新增權限控制;刪除憑證受刪除條件、刪除其他用戶憑證控制。

　　(5)非出納管理系統(tǒng)的日記賬記錄不能生成憑證。