會(huì)計(jì)憑證填制

　　一、怎樣填制記賬憑證

　　媽媽說：我們學(xué)做會(huì)計(jì)分錄，知道會(huì)計(jì)分錄必須具備借貸方向、科目名稱和金額三個(gè)要素，而填制記賬憑證除這三要素外，還需要按格式填寫其他項(xiàng)目。

　　記賬憑證各項(xiàng)內(nèi)容要準(zhǔn)確，手續(xù)要完備。記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法編號(hào)。若一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，需填制多張記賬憑證的，可以采用按該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證數(shù)量編列分?jǐn)?shù)順序號(hào)的方法，如前面的整數(shù)為總順序號(hào)，后面的分?jǐn)?shù)為該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分號(hào)，分母表示該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證總張數(shù)，分子表示該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的順序號(hào)。記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)�始憑證填制，或根據(jù)若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。

　　“來，一人一本記賬憑證，做完以后我們要匯總、記賬。”我倆一人分了一本記賬憑證。

　　“上面有的都填上，年、月、日、摘要、附憑證張數(shù)，都要填全了，還有憑證底下的填制、記賬、審核，要求加蓋相應(yīng)的人名章。尤其是摘要，要用簡(jiǎn)練的語言準(zhǔn)確地概括所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，剛開始可能不太會(huì)寫，隨著業(yè)務(wù)的熟練就能信手拈來了。”

　　媽媽看看我寫的數(shù)字，又看看他的：“周游的數(shù)字寫得挺專業(yè)。”

　　我扭頭看了一眼他寫的數(shù)字，他是斜著寫的，我的數(shù)字寫得太直了。

　　媽媽說：“我多說幾句啊，數(shù)字要寫得小巧，至少要傾斜60度角，這樣的字才好看，才顯得專業(yè)，因?yàn)槲覀冋�天與數(shù)字打交道，這也是會(huì)計(jì)起碼的基本功。有句話不是說嘛：行家一出手，就知有沒有，反映在會(huì)計(jì)身上就是這數(shù)字。有人看見誰的數(shù)字寫得好，就愛這么說：‘一看你這數(shù)字，就知道你當(dāng)會(huì)計(jì)的基本功。’所以啊會(huì)計(jì)還要練習(xí)寫好數(shù)字。來，我寫一張，你沒事的時(shí)候練練。”

　　媽媽邊寫邊說：“我們?cè)趯W(xué)校的時(shí)候，有專門練數(shù)字的本子，就像小學(xué)生的描紅本，不知道現(xiàn)在有沒有了。”

　　“有，但都不重視。”周游說。

　　“是啊，現(xiàn)在用軟件的越來越多，寫字的機(jī)會(huì)也少了，但平時(shí)做業(yè)務(wù)的時(shí)候還是應(yīng)該按規(guī)矩寫。”

　　二、怎樣匯總記賬憑證

　　記賬憑證是還需要匯總?cè)�決于會(huì)計(jì)核算形式。對(duì)于經(jīng)營(yíng)規(guī)模較大，平時(shí)業(yè)務(wù)較為頻繁的企業(yè)，記賬憑證需要匯總，對(duì)于經(jīng)營(yíng)規(guī)模不大，平時(shí)業(yè)務(wù)又發(fā)生較少的企業(yè)，其記賬憑證不需要匯總，就直接用來登記總賬。

　　記賬憑證匯總有兩種方式，一種是按收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證分類匯總，稱為匯總記賬憑證核算形式，能保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所采用的賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系，匯總的工作量較大。另一種是把做過的全部記賬憑證，集合到一起，分別計(jì)算出每一個(gè)科目的借方合計(jì)數(shù)和貸方合計(jì)數(shù)。相等后編制一張“記賬憑證匯總表”，據(jù)此登記總賬，這種核算形式稱為記賬憑證匯總表核算形式，在這張表上看不出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所采用的賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系，但登記總賬的工作量較小。

　　下面我們專門講“記賬憑證匯總表”。匯總的時(shí)間上沒有特別規(guī)定，有的十天、二十天或一個(gè)月匯總一次，我平時(shí)做憑證的時(shí)候，看看有兩公分厚了，就匯總一次。我說的這個(gè)兩公分，包括憑證后面的附頁，也就是原始憑證，有的時(shí)候原始憑證攢到一起報(bào)銷，會(huì)很多，比如出入庫(kù)單、差旅費(fèi)票據(jù)、餐飲發(fā)票、出租票據(jù)等，十多張憑證就夠厚度了。教材上講量大的原始憑證可以另外單獨(dú)裝訂，我覺得那樣找起來不方便，我的憑證都是裝在一起的，但是粘貼票據(jù)的時(shí)候就要費(fèi)點(diǎn)功夫了，要布置得均勻，裝訂出的憑證才能平整。

　　匯總的方法很簡(jiǎn)單——

　　(1)編順序號(hào)：按時(shí)間順序，給記賬憑證編號(hào);

　　(2)畫丁字賬：按編號(hào)順序，所有的科目，都要立一個(gè);

　　(3)算合計(jì)數(shù)：把每個(gè)科目的借、貸方，分別算出合計(jì)數(shù);

　　(4)試算平衡：要求借貸方金額相等。

　　還記得前期學(xué)過的記賬規(guī)則吧：“有借必有貸，借貸必相等”，這時(shí)候就用到了。試算平衡，就是要看所有科目借方發(fā)生額是否與貸方發(fā)生額相等。相等了，就說明我們匯總成功了，否則，就要查找原因。

　　“不相等都有什么情況啊?”我問。

　　或者是金額計(jì)算錯(cuò)了，或者抄寫的時(shí)候數(shù)字寫顛倒了，或者漏科目了等。

　　最后，把每個(gè)科目的合計(jì)數(shù)，抄寫到“記賬憑證匯總表”上，憑證的匯總工作就做完了。

　　賬簿登記

　　一、賬簿登記方法

　　一般的教材講的是先記賬后匯總，最后記總賬，以我的經(jīng)驗(yàn)是先匯總、后記賬，并且現(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件也是這樣的流程。這樣做的好處是：避免因?yàn)閼{證的錯(cuò)誤導(dǎo)致記賬錯(cuò)誤。有的小企業(yè)記賬和審核由一個(gè)人完成，有的時(shí)候因過分自信，就省去了審核環(huán)節(jié)，如果直接記賬，一旦發(fā)現(xiàn)處理有誤，就要在賬上涂改，不涂改就要另做憑證訂正，比較麻煩。而匯總之前這段時(shí)間發(fā)現(xiàn)有誤，只改憑證就行了。

　　媽媽說，不管哪類賬，都要根據(jù)記賬憑證登記，比如，在憑證上看到了主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目，就去找有主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目的賬本，把憑證上的內(nèi)容登記上去，該科目是借方就記在左邊的借方欄，是貸方就記在右邊的貸方欄里，這些叫發(fā)生額，你們看書不是有個(gè)“發(fā)生額”一詞嗎，指的就是這個(gè)。一個(gè)科目記滿一頁后，把該頁的最下面一行留出來，在摘要欄處扣上“過次頁”的印章。把借、貸方的累計(jì)數(shù)算出來，然后在下一頁的第一行寫上“承前頁”的字樣，把前頁的累計(jì)數(shù)抄到這行的“借方”或“貸方”欄內(nèi)。

　　某個(gè)月記完賬以后，算出各個(gè)賬戶的借、貸方的累計(jì)數(shù)，在最后一筆記錄的下邊劃上一條通欄紅線，在摘要處寫上“累計(jì)”字樣，在借、貸欄分別登上累計(jì)發(fā)生額，并算出余額。記完賬的憑證別忘了在“記賬符號(hào)”處打個(gè)對(duì)號(hào)，我的習(xí)慣是寫上賬簿的頁碼，方便查賬。

　　聽明白了嗎?

　　“您演示一下，就好懂了。”周游建議道。

　　于是，媽媽拿出賬本，又從頭講了一遍，果然效果非凡。

　　媽媽接著講，日記賬每天都要記�，F(xiàn)金日記賬與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)，每天核對(duì)一次;銀行存款日記賬還必須按收付結(jié)算憑證登記，每辦理一筆收支，必須登記一次，月末，要與銀行對(duì)賬單核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)有誤，及時(shí)與銀行溝通或者與相關(guān)單位核實(shí)，以減少資金風(fēng)險(xiǎn)。

　　明細(xì)賬每個(gè)月都要算出“本月合計(jì)”和“累計(jì)”數(shù)，結(jié)出余額，以便與總賬核對(duì)，有實(shí)物的還要與保管賬核對(duì)，這就是賬賬相符。

　　“什么是賬實(shí)相符?”我經(jīng)�？吹竭@句話。

　　怎么說到對(duì)賬上來了，這個(gè)明天再講，今天先學(xué)記賬。

　　媽媽說，總賬的登記很簡(jiǎn)單，按照憑證匯總表登記就行了。登完總賬后，算出余額，最后試算平衡。知道怎么算吧?

　　“所有賬戶的借方余額必須等于所有賬戶的貸方余額。”周游回答地很快。

　　“媽媽，你現(xiàn)在講的這些，我都聽明白了，剛開始在你辦公室看賬本的時(shí)候，說實(shí)話，我真是越看越糊涂。”我覺得自己進(jìn)步很快。

　　既然聽明白了，下面就考驗(yàn)?zāi)銈兊膭?dòng)手能力。

　　我倆各自拿出以前做的憑證，一張一張地開始登記賬簿。

　　先抄日期，再抄編號(hào)、抄摘要、抄金額，我覺得記賬比做憑證簡(jiǎn)單多了。

　　二、登賬應(yīng)注意的事項(xiàng)

　　媽媽在對(duì)面看著我記賬，突然叫停：你這字寫的也太大了，不論是漢字還是數(shù)字，只能占格的二分之一，要給改錯(cuò)留下余地呀;再一個(gè)是字跡要清晰、工整，寫憑證的時(shí)候也一樣，不能勾勾抹抹，記賬憑證填寫時(shí)知道錯(cuò)了可以一撕了之，但是賬本是絕對(duì)不能撕的。

　　過了一會(huì)兒，媽媽又發(fā)現(xiàn)問題了：你沒有注明余額方向即借、貸方，如不注意，算余額時(shí)很容易出錯(cuò)。比如本年利潤(rùn)賬戶，一月份是貸方余額1000元，那么在“借或貸”欄寫上“貸”字;二月份是借方發(fā)生額大于貸方發(fā)生額1200元，就要用借方余額減去貸方余額(1200-1000)，余額就是“借”200元。年底，本年利潤(rùn)余額是零，在“借或貸”欄寫上“平”字，然后在余額欄“元”的位置寫“0”。明白了嗎?

　　“明白了。”雖然我沒考上大學(xué)，但是我初中數(shù)學(xué)的基本功還是蠻扎實(shí)的，呵呵。

　　還有幾點(diǎn)要注意：1.在記賬時(shí)，必須用藍(lán)黑或黑色鋼筆或簽字筆書寫，不得用圓珠筆和鉛筆書寫。紅色鋼筆或簽字筆除了劃線用，還可用來沖賬，在會(huì)計(jì)上，紅字意味著藍(lán)字的相反數(shù);2.不得隔頁、跳行登記。如果發(fā)生隔頁、跳行登記，應(yīng)將空頁、空行用紅筆對(duì)角畫兩條斜線，加蓋“作廢”戳記，并由記賬人員簽章;3.如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有差錯(cuò)，應(yīng)采用規(guī)定的方法予以更正，不得涂改、挖補(bǔ)、亂擦或用褪色藥水消除原有字跡。