原始憑證整理的注意事項及方法如下所示：

一、原始憑證處理的注意事項有以下若干點：

原始憑證必須具備的內(nèi)容

原始憑證的名稱

填制憑證的日期

制憑證的單位名稱，填制人姓名

經(jīng)辦人員的簽名或蓋章

接受憑證單位的名稱

經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容

數(shù)量、單價和金額

外來原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)等），必須同時蓋有：填制單位的財務專用章或發(fā)票專用章，套印的稅務部門或有權監(jiān)制部門的專用章，填制人員的簽名或蓋章。

從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章，同時應寫明住址，必要的注明身份證號碼（或者復印身份證復印件）。

自制原始憑證（如入庫單、領料單等），必須有經(jīng)辦單位的負責人（或其指定人員）和經(jīng)辦人的簽名或者蓋章。

凡需填寫大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。

購買實物的原始憑證，必須有實物驗收證明

支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明

一式幾聯(lián)的原始憑證：注明各聯(lián)的用途，只能用一聯(lián)作為報銷憑證，必須用雙面復寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

銷貨退回：

1、填制退貨發(fā)票，必須有退貨驗收證明；

2、退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證以及當?shù)刂鞴芏悇諜C關開具的“開具紅字發(fā)票通知單”；

不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。

職工因公借款的收據(jù)，須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據(jù)或者退不借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。

經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號，復印件作附件，并注明原件存檔處。

原始憑證發(fā)現(xiàn)錯誤或無法辨認的，不得涂改、挖補：

未入賬：應退回填制單位或填制人員補填或更正，更正處應當加蓋開出單位的公章；

發(fā)現(xiàn)有有違反財經(jīng)紀律和財會制度的，應拒絕受理，對弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改等違法亂紀的，應扣留憑證，報告領導處理。

已入賬：不能抽出。應另外以正確原始憑證進行更正。

原始憑證不得外借。

其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位領導批準，可以復制，復制時，須有財務人員在場。

向外單位提供的原始憑證復印件，應在專設的登記薄上登記，并由提供人員和收取人共同簽名或蓋章。

外來原始憑證如有遺失，需復印對方單位記賬聯(lián)并加蓋對方單位公章，標明“此復印件與原件相符”并簽名，并注明原始憑證編號、金額和內(nèi)容等，經(jīng)單位領導人批準后，才能作原始憑證。

原始憑證張數(shù)：一般情況下，記賬憑證必須附有原始憑證并注明張數(shù)。原始憑證的張數(shù)按自然張數(shù)計算（原始憑證匯總表應計算在內(nèi)，原始憑證粘貼紙不應計算）。

附在辦理收付款項的記賬憑證后的原始憑證，在辦理完收付款項后，必須加蓋“收訖”、“付訖”戳記。

附在記賬憑證之后的原始憑證，應折疊、粘貼整齊，對小于記賬憑證的原始憑證（如火車、汽車、飛機、輪船票等），要粘貼在與記賬憑證一樣大小的原始憑證粘貼單上。

二、原始憑證按照費用分類

營業(yè)費用：指企業(yè)在產(chǎn)品銷售過程中發(fā)生的費用，以及為銷售本企業(yè)產(chǎn)品而專設的銷售機構的各項經(jīng)費，包括應由企業(yè)承擔的運輸費、裝卸費、包裝費、保險費、委托代銷手續(xù)費、廣告費、展覽費等

管理費用：指企業(yè)行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的各項費用。包括管理人員工資和福利費、差旅費、辦公費、折舊費、修理費、物資消耗、低值易耗品攤銷，以及企業(yè)的工費經(jīng)費等

財務費用：指企業(yè)為籌集生產(chǎn)經(jīng)營所需資金而發(fā)生的各項費用。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營期間發(fā)生的利息支出（減利息收入）、匯兌損失（減匯兌收益）、調劑外匯手續(xù)費、金融機構手續(xù)費等。

三、原始憑證的整理方法如下

（一 ）粘貼：使用統(tǒng)一的單據(jù)粘貼單、差旅費用報銷匯總單等相關單據(jù)，不隨意使用自行印制或購買的單據(jù)粘貼單和差旅費用報銷單等。

（二 ）按照末級會計科目進行分類整理，同類末級會計科目的原始憑證應粘貼在一起

（三 ）按憑證規(guī)格的大小進行分類，同一張單據(jù)粘貼單上所粘貼的憑證盡量保持大小一致。

（四 ）在單據(jù)粘貼單上粘貼憑證時，應自右至左、由上到下均勻排列粘貼，確保所粘貼的票據(jù)與粘貼單上、下、右三面對齊，不得出邊、留空或大量累壓粘貼。

（五） 對于規(guī)格較大、紙質較硬的原始憑證（如證明文件），每張單據(jù)粘貼單限粘貼兩張，，要分張折疊，規(guī)格大小與粘貼單的大小保持一致。

（六 ）原始憑證粘貼完畢，需將憑證張數(shù)、合計金額填寫完整。

（七 ）出差報銷憑證均應使用差旅費報銷匯總單做封面：將憑證粘貼在憑證粘貼單上，然后加貼 差旅費報銷匯總單，出差期間因工作需要支出的接待費憑證需單獨粘貼。

（八） 原始憑證需使用優(yōu)質膠水進行粘貼，以保證憑證的粘貼效果，粘貼憑證如果數(shù)量較多、厚度較高，應在粘貼線外加粘貼條，粘貼好后及時用重物壓平，以防褶皺、膨松，確保憑證整體平整。

（九 ）對借款單、轉賬支票借用單，以及會議費、接待費、辦公耗材、設備購置等單張需轉賬支付的憑證，單位可不粘貼，簽字后，經(jīng)辦人、收款人可持憑證直接到支付中心，由支付中心進行粘貼整理。

四、原始憑證整理的具體操作如下：

與費用相對應的付款科目：

（一）現(xiàn)金類：所有涉及到現(xiàn)金收會的業(yè)務都應有相對應的收付款單據(jù)，借款借據(jù)，付款收據(jù)、還款收據(jù)、收款收據(jù)，現(xiàn)金支付證明單等等。

（二）銀行存款：對照銀行對賬單收齊銀行單據(jù)。

1、銀行代付的費用，比如代付電話費，水電費等 ，要有對應的費用發(fā)票，只有銀行付款單，沒有費用發(fā)票時，會計只能廢其他應收賬。

2、沒有及時取得銀行單據(jù)且無法補回的，企業(yè)自制收付款證明。

3、銀行對賬單是非常重要的原始憑證，可去銀行補打（交費）。

（三）費用類：

1、差旅費：員工去本市以外的地方辦事所產(chǎn)生的費用

路費：正常情況應有來回雙向費用，如只有單程費用應在報銷單內(nèi)注明；

（只有在出差目的地發(fā)生的住宿費用可作為差旅費報銷。）

在出差目的地發(fā)生的其他如：購買禮品、用品、請客等費用應按實記入相關費用科目；

相關補貼應按公司財務制度標準申報，并有相關審核人審批簽字。

（以上操作不含差旅費包干的報銷方式。）

2、汽車費用

汽車費用應按每臺車歸集整理，單獨填寫報銷單；

汽車費用最好按出車次數(shù)報銷，報銷單上注明車牌號，出車時間，地點，事由；

每次報銷應對汽車費用的明細進行分類，如加油費、過橋過路費、停車費等；

公司沒有購買汽車，沒有租用車輛的汽車費用不能稅前列支。

3、房租

企業(yè)已注冊的地址所發(fā)生的房租、水電、物業(yè)管理費才可入賬。

4、福利費

1）為職工衛(wèi)生保健、生活等發(fā)放或支付的各項現(xiàn)金補貼和非貨幣性福利；

2）企業(yè)尚未分離的內(nèi)設集體福利部門所發(fā)生的設備、設施折舊，維護和工作人員的人工費用；

3）職工困難補助，或企業(yè)統(tǒng)籌建立和管理的專門用于幫助、救濟困難職工的基金支出；

4）離退休人員統(tǒng)籌外費用；

5）按規(guī)定發(fā)生的其他員工福利費，包括喪葬補助費、撫恤費、職工異地安家費、獨生子女費、探親假路費、以及符合企業(yè)職工福利費定義但沒包括在以上條款中其他支出；

5、業(yè)務招待費

主要有：餐飲、住宿費（員工外出開會、出差發(fā)生的住宿費為差旅費）、香煙、食品、茶葉、禮品、正常的娛樂活動、安排客戶旅游產(chǎn)生的費用等支出。

但上述支出并非一概而論，一般來講，外購禮品用于贈送的，應作為業(yè)務招待費，得如果禮品是納稅人自行生產(chǎn)或經(jīng)過委托加工，對企業(yè)的形象，產(chǎn)品有標記及宣傳作用的，也可作為業(yè)務宣傳費，同是要嚴格區(qū)分給客戶的回扣，賄賂等非法支出，對此不能作為業(yè)務招待費而應直接作納稅調整。

福利費原則上按全年工資總額的14%扣除

業(yè)務招待費支出，按照發(fā)生額的60%扣除，最高不超過當年銷售（營業(yè)）收入的千分之五

6、會議費

去參加外部會議的，應該有相關的會議邀請函；

公司舉辦的會議，應有會議日程表、簽到記錄、會議記錄等證明資料。如果不能提供證明文件的，旅游公司或酒店開具的會議費發(fā)票都屬于所得稅調整范圍。

7、郵電通訊費

郵電、通信定額發(fā)票付個人通訊費的，屬實報銷的應填寫報銷單，屬補貼的應并入個人收入申報個人所得稅。

（通訊費標準是單位主要領導人每人每月500元，員工每人每月300元，這個標準是有文件要求的。）

8、社保費

在當?shù)厣绫２块T參保的費用方可記入社保費，其他的均視為商業(yè)保險，企業(yè)為員工購買的商業(yè)保險應并入個人收入申報個人所得稅且所得稅前不得扣除。

（按照政府規(guī)定的范圍和標準繳納的五險一金，準予扣除。）

如果為本公司以外的人員購買社保，應現(xiàn)金全額收回，并附該人員當月社保繳費清單。

9、工資

工資最好是按實申報。實發(fā)工資總額最好不低于最低工資標準，與社保繳費基數(shù)一致。并參照企業(yè)所在地區(qū)區(qū)域標準、行業(yè)標準并綜合職位標準，制訂基本工資數(shù)。工資表上應有領款人簽名，或銀行付款憑證。

10、廣告費、業(yè)務宣傳費（網(wǎng)絡使用費）

不超過當年銷售（營業(yè)）收入15%的部份準予扣除，超過部份在以后納稅年度結轉扣除。

11、為本公司以外的人員支付的差旅費

如果有相關的勞務協(xié)議，記入勞務成本，否則記入業(yè)務招待費。

12、跨年度費用票

按受益年度確定費用確認的年度；當年已確認的費用，只是沒有取得發(fā)票的，應先預提，下一個會計年度支付時沖預提費用。

五、原始憑證審批簽字程序

（一）實行簽字備案制度。單位需將分管財務的負責人及報賬員的簽字報支付中心，由支付中心掃描到計算機進行備案，如有變動需提報“關于變更財務負責人（報賬員）的通知”到支付中心進行備案變更。

（二）單位負責人、經(jīng)辦人、報賬員需在原始憑證的右邊位置規(guī)范簽字，應作用藍黑色碳素筆簽字，不得作用圓珠筆、鉛筆、非藍黑色碳素箸等簽字，不得在憑證對獎聯(lián)及發(fā)票印章上簽字。

（三）對于粘貼在單據(jù)粘貼單上的憑證，原則上一票一簽字，不得壓簽，但對于金額較小的定額憑證（限小額車票、停車費），可在憑證張數(shù)和大小寫金額填寫完整、正確后，加貼報銷單封面，由負責人、經(jīng)辦人、報賬員在封面上簽字。

（四）差旅費報銷憑證由單位負責人、經(jīng)辦人、報賬員在差旅費報銷匯總單上簽字，出差人或經(jīng)辦人在所附原始憑證上簽字。